Questions fréquentes
Vous avez une question sur l'externalisation de votre relation client ? Voici les réponses aux questions que l'on nous pose le plus souvent.
Combien coûte l'externalisation d'un service client ?+
Le coût dépend de votre volume de demandes, des canaux à couvrir et du niveau de prise en charge souhaité. Chaque projet est différent : nous établissons une proposition adaptée après avoir échangé avec vous sur vos besoins.
Dois-je déjà avoir un service client ?+
Non. RelaCare peut devenir votre tout premier service client structuré, comme venir renforcer une équipe déjà en place.
Quels canaux pouvez-vous gérer ?+
E-mail, téléphone, chat et messageries, ainsi que le suivi des commandes, retours, remboursements et réclamations. Vous choisissez les canaux à nous confier.
Pouvez-vous travailler avec nos outils ?+
Nous nous adaptons à vos outils existants (messagerie, support client, gestion des commandes, etc.) autant que possible, afin de nous intégrer à votre organisation sans la bouleverser.
Pouvez-vous gérer les retours et remboursements ?+
Oui. Nous pouvons prendre en charge l'ensemble du processus : réception des demandes, application de votre politique, suivi administratif et communication avec vos clients.
Pouvez-vous répondre au téléphone ?+
Oui, nous pouvons prendre en charge vos appels entrants, l'accueil téléphonique et la qualification des demandes selon les consignes que vous nous transmettez.
Est-ce adapté aux petites entreprises ?+
Oui. RelaCare est justement pensé pour permettre aux petites et moyennes entreprises de disposer d'un service client professionnel sans avoir à recruter et gérer une équipe en interne.
Comment se passe la mise en place ?+
Nous échangeons d'abord sur votre activité et vos besoins, puis nous définissons ensemble les procédures et outils à utiliser avant que notre équipe ne prenne en charge vos demandes.
Combien de temps faut-il pour commencer ?+
Le délai dépend de la complexité de votre activité et du nombre de canaux à couvrir. Après notre échange initial, nous vous proposons un calendrier adapté à votre situation.
Puis-je commencer avec un petit volume ?+
Oui, notre approche est conçue pour s'adapter à votre volume actuel, qu'il soit modeste ou déjà important, et pour évoluer avec votre activité.
Puis-je garder ma boîte mail actuelle ?+
Oui. Nous travaillons sur votre outil existant (boîte mail, Zendesk, Gorgias, Crisp, Front ou équivalent) plutôt que de vous imposer une plateforme propriétaire.
Qui répond concrètement à mes clients ?+
Une équipe RelaCare dédiée, formée à votre activité et à vos procédures. Vos clients échangent avec des personnes qui connaissent votre entreprise, pas avec un script générique.
Comment apprenez-vous nos procédures ?+
Lors de la mise en place, puis via votre espace client : vous y renseignez vos consignes par thème (remboursement, retour, livraison, ton, procédures, escalade). Nous les appliquons et vous pouvez les ajuster à tout moment.
Puis-je modifier mes consignes à tout moment ?+
Oui, directement depuis votre espace client, sans passer par un échange ou un avenant. La mise à jour est prise en compte immédiatement.
Comment fonctionne l'Immersion ?+
Pendant 15 jours, pour 190 € HT, RelaCare prend en charge une partie de votre service client directement sur vos outils, en conditions réelles. Vous recevez un état des lieux écrit en fin de période. Les 190 € HT sont déduits intégralement de votre premier mois si vous poursuivez.
Puis-je arrêter à tout moment ?+
Les prestations ponctuelles (Immersion, Quality Check, etc.) n'engagent à rien au-delà de leur durée. Les abonnements mensuels n'ont pas d'engagement de durée minimale : vous pouvez arrêter en nous prévenant.
Que se passe-t-il pour un remboursement hors de votre politique habituelle ?+
Nous appliquons exactement la politique que vous avez renseignée dans vos consignes. Un cas qui en sort n'est pas traité de notre propre initiative : il suit le contact d'escalade que vous avez défini.
Comment sont traités les cas complexes ?+
Selon le contact et la procédure d'escalade que vous définissez dans vos consignes. Rien n'est traité au hasard sur un cas sensible.
Comment sont traitées les urgences ?+
Chaque demande peut être marquée « urgente » depuis votre espace client. Elle remonte prioritairement à notre équipe et suit le même suivi de statut que les autres demandes, jusqu'à sa résolution.
Comment fonctionne l'espace client ?+
C'est votre tableau de bord : demandes en cours, statuts, décisions à valider, consignes, réputation et rapports, en temps réel. Vous savez toujours ce qui est traité et ce qui attend votre validation.
Mes données sont-elles isolées de celles des autres clients RelaCare ?+
Oui. Chaque entreprise a ses propres données, séparées au niveau de la base de données elle-même — pas seulement dans l'interface. Un client RelaCare ne peut techniquement pas accéder aux données d'un autre.
Prêt à externaliser votre relation client ?
Parlons de votre activité et de vos besoins, sans engagement.